FUNCIONES DEL RECEPCIONISTA
EN RESERVACIONES
· Tomar todas las reservaciones de todo tipo: provisionales, confirmadas (no garantizadas) y garantizadas.
· Registrar las reservaciones en el plan de reservaciones o cuadro de disponibilidad.
· Registrar las reservaciones en el libro de reservaciones.
· Elaborar tirillas de reservaciones.
· Usar el ordenador de reservaciones.
· Preparar los correspondientes listados de reservaciones.
· Archivar formularios.
· Analizar y satisfacer pedidos especiales.
DURANTE EL PROCESO DE CHECK-IN
· Actualizar el estado situación de las habitaciones en el ordenador de habitaciones (sistemas manual y computarizado).
· Verificar la disponibilidad.
· Recibir al huésped con reservación o sin ella.
· Recibir huéspedes individuales o grupales.
· Manejar cupones de alojamiento.
· Verificar la reservación.
· Ofrecer opciones de habitaciones.
· Aplicar descuentos especiales.
· Ofrecer otros servicios.
· Registrar al huésped en ficha individual.
· Controlar documentos de identidad.
· Garantizar la instancia.
· Asignar la o las habitaciones.
· Registrar al huésped en el libro de entradas y salidas.
· Dar instrucciones al personal uniformado.
· Ubicar al huésped.
· Comunicar el check-in a todos los sectores implicados.
· Intervenir en situaciones especiales.
DURANTE LA ESTANCIA DEL HUÉSPED
· Promover la venta de los servicios que brinda el hotel.
· Proporcionar al huésped toda la información solicitada, tanto del hotel, como de la ciudad, país y región.
· Recibir y distribuir la correspondencia del hotel y de los huéspedes.
· Recibir y entregar telegramas, mensajes escritos, telefónicos y faxes.
· Recibir y entregar paquetes.
· Atender las solicitudes de los huéspedes.
· Elaborar las partes de averías.
· Coordinación con el resto del hotel.
· Manejar los cofres de seguridad y cajas comunes.
· Resguardar, entregar y recibir llaves.
· Realizar cambios de habitación.
· Atender llamadas telefónicas que entran y salen.
· Coordinación con el resto del hotel.
· Intervenir en situaciones especiales.
MANEJO DE CUENTAS Y CAJA
· Registrar ingresos y egresos.
· Abrir y mantener cuentas individuales y grupales.
· Realizar los controles necesarios (por ejemplo, arqueos de caja).
· Cambiar divisas.
· Realizar funciones de auditoria nocturna.
· Coordinación con el resto del hotel.
DURANTE EL PROCESO DE CHECK-OUT
· Verificar la existencia de consumos extras en los diferentes puntos de venta.
· Solicitar la revisión de habitaciones.
· Cerrar y cobrar las cuentas individuales y grupales.
· Solicitar firmas en el caso de una cuenta corriente.
· Controlar las llaves de habitación y cofre de seguridad.
· Agradecer y despedir al huésped.
· Modificar el ordenador de habitaciones.
· Registrar salidas en libro y planilla de entradas y salidas.
· Coordinación con el resto del hotel.
· Actuar en situaciones especiales.